Retouren mit Shopware ERP powered by Pickware

Retourenübersicht

Die Retourenübersicht findest du unter Kunden → Retouren. Hier kannst du gezielt nach einzelnen Retouren suchen, dir nur Retouren mit einem bestimmten Status anzeigen lassen oder neue Retouren anlegen.

Neben den standardmäßig eingeblendeten Spalten kannst du dir noch eine Vielzahl an zusätzlichen Spalten einblenden lassen, wie beispielsweise die Kundengruppe, den Subshop oder die Anzahl der in der Retoure enthaltenen Artikel. 

Neue Retoure anlegen

Um eine neue Retoure anzulegen, stehen dir zwei Einstiegspunkte zur Verfügung: 

• Öffne die betreffende Bestellung, wechsle in den Tab Retouren und klicke dort auf den Button Neue Retoure erstellen.

• Alternativ klicke in der Retourenübersicht auf Neue Retoure erstellen, wähle im sich öffnenden Fenster die gewünschte Bestellung aus, für die du eine Retoure anlegen möchtest und klicke dann auf Retoure erstellen.

Hinweis: Es werden nur Bestellungen angezeigt, die mindestens einen Artikel enthalten, der verschickt wurde und somit auch retourniert werden kann.

Unabhängig davon, welchen Einstiegspunkt du gewählt hast, öffnet sich anschließend das Fenster Retoure, in dem du der Retoure Positionen hinzufügen, Anhänge ergänzen und Kommentare bezüglich der Retoure hinterlegen kannst.

Die Retoure befindet sich vorerst im Status Neu und als Ziellager für die Retoure ist das Standard-Retourenlager vorausgewählt, welches dh im Backend unter Artikel → Lager → Lagerverwaltung definiert hast.

Mit dem Button Positionen hinzufügen, öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem du auswählen kannst, welche Bestellpositionen du der Retoure hinzufügen möchten.

Es werden dir hier alle zuvor versendeten und noch nicht retournierten Artikel der Bestellung angezeigt. Wähle anhand der Checkboxen links aus, welche Artikel retourniert wurden und übernimm die Auswahl mit Ausgewählte hinzufügen.

Zurück im Fenster Retoure siehst du nun die ausgewählten Artikel. Für die Menge im Feld Retourniert wird standardmäßig die Menge der retournierbaren Exemplare pro Artikel übernommen. Diese kann angepasst werden, wenn nur ein Teil der Artikel zurückgesendet wurde. Falls ein Teil der retournierten Artikel nicht mehr dem physischen Lagerbestand hinzugefügt werden soll, z. B. weil die Artikel beschädigt sind, kannst du im Feld Abgeschrieben angeben, wie viele der retournierten Artikel abgeschrieben werden sollen. 

Sind alle Mengen korrekt eingestellt, speichere die Retoure. Der Status der Retoure ändert sich jetzt zu Eingegangen und die physischen Lagerbestände werden gemäß der wieder eingelagerten Artikel angepasst.

Hinweis: Sobald die Retoure im Status Eingegangen ist, kann das Ziellager nicht mehr geändert werden. Nachträgliche Anpassungen der retournierten bzw. abgeschriebenen Menge wirken sich daher immer auf dieses Lager aus.

Beim Statuswechsel auf Eingegangen öffnet sich zudem ein Pop-Up, um dem Kunden den Eingang der Retoure per E-Mail zu bestätigen. Das dafür ausgelieferte E-Mail-Template kannst du im Backend unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen → Benutzer-E-Mails → PickwareReturnReceivedNotice anpassen.

Nachfolgend findest du diesen Schritt noch einmal als Video-Tutorial:

Retournierte Positionen stornieren

Nachdem die Retoure im Status Eingegangen ist, kannst du die retournierten Positionen optional stornieren und in Form einer Stornorechnung erstatten. Klicke dafür im Fenster Retoure auf Stornierung durchführen. Es öffnet sich das Fenster Positionen stornieren, welches hier erläutert wird. Die Retoure ist in diesem Fall schon zur Stornierung und Erstattung vorausgewählt.

Retoure abschließen

Um die Retoure in den Status Abgeschlossen zu überführen, z. B. sobald die fällige Rückzahlung an den Kunden durchgeführt wurde, klicke im Fenster Retoure auf den Button Retoure abschließen. 

Beim Statuswechsel auf Abgeschlossen öffnet sich erneut ein Pop-Up, um dem Kunden den Abschluss der Retoure per E-Mail zu bestätigen und ihm die Stornorechnung zukommen zu lassen. Das dafür ausgelieferte E-Mail-Template kannst du im Backend unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen → Benutzer-E-Mails → PickwareReturnCompletedNotice anpassen.

Du kannst Retouren auch über die Retourenübersicht unter Kunden → Retouren abschließen. Die Vorteile hierbei sind, dass du die Retouren nach Status filtern und auch mehrere Retouren auf einmal abschließen kannst.

Hinweis: Die eventuelle Rückerstattung des Geldbetrages sowie eine automatische Änderung des Zahlungsstatus wird über Shopware ERP powered by Pickware nicht abgebildet. Gleichermaßen hat aber auch der Zahlungsstatus keine Auswirkungen auf den Retourenprozess. 

Retouren löschen

Sobald eine Retoure den Status Storniert oder Abgeschlossen erreicht hat, kann diese nicht mehr nachträglich geändert, sondern nur noch komplett gelöscht werden. Löschen kannst du eine Retoure über Kunden → Retouren in der Retourenübersicht oder innerhalb der Bestellung im Tab Retouren, jeweils über das rote Löschen-Symbol. In diesem Fall werden auch automatisch alle im Rahmen der Retoure durchgeführten Bestandsänderungen wieder rückgängig gemacht. Solltest du bereits eine Stornorechnung für die Retoure erzeugt haben und diese ebenfalls löschen wollen, musst du diese manuell im Tab Dokumente der Bestellung entfernen.