POS App einrichten – Pickware Helpcenter

Wichtig: Alles zur Beantragung der Fristverlängerung für die Cloud TSE nach § 148 AO findest du hier.

Video-Tutorial

App Einrichtung

Wenn du die Pickware POS App zum ersten Mal öffnest, kannst du entweder über Einrichtung starten die Konfiguration beginnen oder den Demomodus starten. Dieser konfiguriert dein Gerät so, dass du automatisch mit unserem Demoshop verbunden wirst, in dem du alle Funktionen beliebig lange testen kannst. Um dein Gerät mit deinem tatsächlichen Shop zu verbinden, tippe auf Einrichtung starten. Der Einrichtungsassistent leitet dich durch alle notwendigen Schritte.

Hinweis: Wenn du die App bereits vor der Einführung von fiskaly genutzt hast, beachte bitte die Hinweise weiter unten in diesem Beitrag.

Login / Pickware Account erstellen

Zur Nutzung der App benötigst du ein Benutzerkonto. Klicke dazu auf Account erstellen.

Gib nun die URL deines Shops ein und aktiviere dein Gerät im Backend unter Einstellungen → Geräteverwaltung. Wird ein Gerät erstmalig mit dem Shop verbunden, muss dieses im Backend unter Einstellungen → Pickware Geräteverwaltung manuell aktiviert werden. Falls die Geräteverwaltung im Backend nicht sichtbar ist, folge den hier beschriebenen Schritten. Nachdem dein Gerät aktiviert wurde, klicke auf Weiter. Logge dich anschließend mit deinem Backend-Benutzer ein und gib im nachfolgenden Fenster deine E-Mail-Adresse ein.

Du erhältst nun eine E-Mail von uns. Um deine Adresse zu bestätigen und deinen Account einzurichten, klicke auf E-Mail Adresse bestätigen. Du gelangst nun zur Pickware Business Platform, wo du dein Passwort festlegen und deine Unternehmensdaten eingeben kannst. Kehre anschließend zur App zurück und logge dich mit deinem eben erstellen Account ein.

Wichtig: Du hast keine E-Mail bekommen? Dann folge bitte den in diesem Beitrag beschriebenen Schritten.

Filiale auswählen

Im nächsten Schritt kannst du die Filiale auswählen, für welche du deine Kasse und dein iPad registrieren willst. Wähle, sofern vorhanden, eine bestehende Filiale aus der Liste aus oder erstelle eine neue. Sofern sich deine Filiale nicht in Deutschland befindet, musst du nur einen Namen und das Land angeben. Liegt die Filiale in Deutschland, unterliegt sie der KassenSichV und es sind weitere Angaben notwendig.
Nachdem du alle notwendigen Daten eingegeben hast, klicke auf weiter und wähle im nächsten Fenster den entsprechenden Shopware Subshop aus. Falls du noch keine Subshops angelegt hast, kannst du an dieser Stelle auch einen neuen erstellen. Dabei kannst ebenfalls die zu verwendenden Versand- und Zahlungsarten mit auswählen.

Kasse auswählen

Im nächsten Schritt wählst du die Kasse aus, mit der du dein iPad verknüpfen möchtest. Dazu kannst du einen bereits bestehenden Eintrag aus der Liste wählen oder eine neue Kasse anlegen. Wenn eine Kasse bereits mit einem anderen Gerät verknüpft ist, erscheint ein entsprechender Hinweis, den du bestätigen musst, bevor die Zuordnung geändert wird.

Anschließend kannst du das gewünschte Lager auswählen und die Hardware einrichten.

Hardwareeinrichtung

In den folgenden Fenstern kannst du nun einen Bondrucker, einen Dokumentendrucker sowie ein Kartenlesegerät mit deiner Kasse verbinden. Da die Profileinrichtung zum aktuellen Zeitpunkt nachträglich nicht wieder verändert werden kann, ohne die komplette Konfiguration zurückzusetzen, empfiehlt es sich, diese Schritte nicht zu überspringen.

Bondrucker

Der Bondrucker muss zunächst per Bluetooth mit dem iPad verbunden werden und sollte dann in der Liste der verfügbaren Geräte erscheinen. Ist dies nicht der Fall kannst du deinen Bondrucker manuell hinzufügen, indem du auf Bondrucker hinzufügen und anschließend auf Bondrucker via Bluetooth hinzufügen tippst. Abschließend kannst du für deinen angeschlossenen Drucker einen Testdruck über den Button unten vornehmen oder ohne Testdruck fortfahren.

Dokumentendrucker

Als nächstes kannst du einen Dokumentendrucker für beispielsweise Rechnungen im A4-Format konfigurieren. Hier werden alle in deinem Netzwerk verfügbaren Drucker aufgelistet. Sollte dies nicht der Fall sein, findest du Unterstützung bei der Einrichtung in diesem Beitrag. Sobald du einen Drucker ausgewählt hast, kannst du entsprechend der Möglichkeiten deines Druckers verschiedene Einstellungen, wie Fachwahl und Papierformat vornehmen und ebenfalls einen Testdruck durchführen oder direkt fortfahren.

Kartenlesegerät

Im dritten Schritt kannst du ein Kartenlesegerät verbinden. Dazu benötigt die POS App Zugriff auf dein lokales Netzwerk. Öffne dazu die iOS-Einstellungen und aktiviere dann für die POS App im Bereich Zugriff erlauben den Haken bei Lokales Netzwerk. Falls du bereits vorher ein Zettle by Paypal Kartenlesegerät mit deiner App verbunden hast, steht dir dieses direkt zur Auswahl zur Verfügung. Tippe andernfalls auf Kartenlesegerät hinzufügen und wähle aus, ob du ein Zettle by Paypal Gerät oder ZVT Gerät verbinden möchtest und folge den jeweiligen Schritten.

Hinweis: Bei der PIN, die zur Einrichtung benötigt wird, handelt es sich um die Kassierer-PIN. Diese erhältst du von deinem Terminalanbieter.

Wenn du ein ZVT Gerät hinzufügst, hast du über die Option Belege auf Bondrucker die Möglichkeit, deine Kartenzahlungsbelege zusätzlich über den Bondrucker ausgeben zu lassen. Ist die Option deaktiviert, werden die Belege stattdessen über das Kartenterminal ausgedruckt.

Weitere Hinweise zur Einrichtung von Zettle by Paypal findest du auf der Support Seite des Anbieters. Sobald dein Kartenlesegerät verbunden ist, tippe auf Weiter, um die Profileinrichtung abzuschließen.

Hinweis: Wenn du Kartenzahlung in deinem Shop anbietest, solltest du nach der Konfiguration der entsprechenden Geräte in der Plugin Konfiguration jeweils die zu verwendende Zahlungsart auswählen (Zahlungsart für ZVT-Kartenterminal bzw. iZettle Zahlungsart).

Fiskaly Account anlegen

Sobald du eine Filiale in Deutschland erstellt hast, erhältst du automatisch eine E-Mail von fiskaly, um deinen fiskaly Account einzurichten. Mit deinem fiskaly Account erhältst du Zugang zum fiskaly Dashboard, auf welchem du deine registrierten Filialen, Kassen und erfolgte Transaktionen einsehen kannst. Klicke auf den Link in der E-Mail, um deine Daten zu vervollständigen. Wenn deine Kasse erfolgreich registriert wurde, erhältst du anschließend eine entsprechende E-Mail von fiskaly. Wenn du später weitere Kassen registrierst, erhältst du erneut für jede Kasse eine Bestätigung per E-Mail.

Hinweise für bisherige POS Nutzer

Updates

Sofern du ein App-Update auf Version 6.1.0 durchführst, beispielsweise weil du die automatischen App Updates auf deinem Gerät aktiviert hast, ist auch anschließend ein Update des POS Plugins notwendig, damit die App weiter genutzt werden kann. Wenn du lediglich dein POS Plugin aktualisiert hast, kannst du die App wie gewohnt weiter verwenden. Bitte bedenke jedoch, dass du ab dem 01.04.2021 gesetzlich verpflichtet bist, deine Kassiervorgänge zu zertifizieren. Daher solltest du deine App möglichst zeitnah aktualisieren und die nötigen Konfigurationsschritte durchführen.

Anpassen der Konfiguration

Wenn du die App vorher bereits eingerichtet und genutzt hast, kannst du dich zunächst wie gewohnt einloggen und kassieren. Im App Menü findest du in der gelben Hinweisbox den Link zum Anpassen deiner Konfiguration. Dabei kannst du auch deinen Pickware Account erstellen. Die Schritte, die du dabei durchläufst, werden weiter oben in diesem Beitrag beschrieben.

Wichtig: Bevor du die Migration durchführst, muss ein Kassenabschluss vorgenommen werden, um offene Kassenbucheinträge nach der Umstellung zu vermeiden. Gehe dazu folgendermaßen vor:

Führe eine Auszahlung über den kompletten Geldbetrag in deiner Kasse durch.
Führe einen Kassenabschluss durch.
Nachdem du die oben beschriebenen Schritte ausgeführt und deine neue Kasse eingerichtet hast, kannst du den zuvor entnommenen Betrag wieder einzahlen.

Weitere Hintergrundinformationen über die Auswirkungen auf deine Kassen, Kassenberichte und Subshops bzw. Filialen haben wir in diesem Beitrag für dich zusammengestellt.

Konfiguration zurücksetzen

Da dein Gerät immer nur mit einem Shop gleichzeitig verbunden sein kann, muss die Konfiguration nach der Nutzung des Demomodus wieder zurückgesetzt werden. Dies wäre auch der Fall, wenn du bereits ein Profil für deinen Shop eingerichtet hast und zum Demomodus zurückkehren möchtest. Um die Konfiguration zurückzusetzen, öffne das Menü oben links über den Button und logge dich unten aus.

Du gelangst nun in das Fenster zur Benutzerauswahl, wo du über das Zahnrad oben rechts die Konfiguration zurücksetzen kannst.